Por qué un Agente Registrado en las Islas Vírgenes Británicas es Esencial para el Cumplimiento

Existe una opinión generalizada de que la necesidad de un agente registrado es meramente formal al momento de constituir una empresa offshore en las Islas Vírgenes Británicas (BVI, por sus siglas en inglés). Se le considera un obstáculo o un requisito administrativo adicional que impide que se inicie un negocio de manera independiente, sin la intervención de intermediarios.

Sin embargo, esta percepción no es del todo correcta. La relación entre un agente registrado y una empresa offshore en las BVI es mucho más relevante y no puede limitarse únicamente a funciones formales. Este profesional, designado bajo las leyes locales, no solo controla y apoya el proceso de creación de un nuevo negocio, sino que también gestiona su mantenimiento continuo.

Un agente registrado no es un funcionario público, ni es designado por las autoridades de las Islas Vírgenes Británicas. Dichos expertos deben obtener una licencia especial emitida por la Comisión de Servicios Financieros de las BVI, y esta entidad supervisa su labor. Su principal prioridad es garantizar el cumplimiento de las medidas dirigidas a prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.

Una empresa registrada en las BVI no puede prescindir de los servicios de su agente registrado inmediatamente después de su constitución. De acuerdo con los requisitos de la Ley de Compañías Comerciales, adoptada en 2004, una entidad legal en las Islas Vírgenes Británicas debe contar siempre con un agente registrado. La única excepción es en el caso de liquidación del negocio debido a la insolvencia de la entidad. El incumplimiento de este requisito puede resultar en una multa de USD 10,000.

Obligaciones legales de una empresa en las BVI y su agente registrado (* – Ley de Compañías Comerciales de las BVI):

• Mantener los documentos corporativos en la oficina del agente registrado, incluyendo:
  • Estatutos Sociales
  • Memorando de Asociación
  • Registro de miembros (original y copia conforme a la sección 41*)
  • Registro de directores (original y copia conforme a la sección 118*)
  • Copias de todos los documentos que la empresa haya presentado al Registro en los últimos 10 años
• Una empresa con sede en las Islas Vírgenes Británicas tiene las siguientes obligaciones si mantiene los registros de miembros y/o directores en la oficina del agente registrado:
  • Notificar por escrito al agente registrado dentro de los 15 días cualquier cambio en el registro
  • En caso de cambios, actualizar al agente sobre la ubicación física de los registros relacionados con los miembros y directores en un plazo de 14 días.
• Otros documentos corporativos que deben mantenerse (el lugar lo selecciona el director, y puede estar fuera de las BVI):
  • Actas y resoluciones de todas las reuniones de miembros (sección 102*)
  • Actas y resoluciones de reuniones de la junta o del comité (sección 102*)
  • Si la información se mantiene fuera de la oficina del agente registrado, se le debe informar por escrito de cualquier cambio en la ubicación del almacenamiento en un plazo de 14 días.

Obligaciones de una empresa registrada en las BVI:

• Mantener y conservar los registros corporativos y la documentación básica (la ubicación será determinada por el director)
• Mantener registros de las transacciones realizadas y las relaciones comerciales terminadas durante al menos cinco años
• Proporcionar la información y cualquier registro solicitado por el agente registrado, incluyendo:
  • Registros de flujo de caja (montos recibidos y gastados por la empresa), como contratos o facturas
  • Activos y pasivos
  • Ventas y compras

Deberes del agente registrado de la empresa en las BVI:

• Actuar de acuerdo con las instrucciones de la junta (no necesariamente en el mejor interés de la empresa si surge un conflicto), siempre que:
  • Estén por escrito
  • Se proporcione una copia de la resolución
• Reconocer decisiones legalmente válidas en relación con el nombramiento y/o destitución de un director de la empresa en las BVI.

Otras obligaciones de una empresa en las BVI:

• Tener un sello corporativo (almacenado en la oficina del agente registrado)
• Presentar una copia del registro de directores en el plazo establecido (a través del agente registrado). El incumplimiento de este requisito conlleva sanciones de al menos USD 1,000 por mes (pero no más de USD 5,000).

Renuncia y Reemplazo del Agente Registrado de la Empresa en las Islas Vírgenes Británicas

Esta situación no es muy frecuente, pero es completamente posible. Es esencial entender que una empresa en las Islas Vírgenes Británicas interactúa con el regulador nacional únicamente a través de un agente registrado. No está vinculada a una persona en particular, aunque depende de él en muchos aspectos.

Cabe destacar que, a menudo, es el agente registrado quien decide descontinuar la cooperación por diversas razones, y no al contrario. La más importante de ellas es la imposibilidad de cumplir con las normativas legales (tanto nacionales como globales relacionadas con la prevención del lavado de dinero y la financiación del terrorismo).

Pasos que debe seguir un agente registrado para descontinuar la cooperación con una empresa en las BVI:

1. Enviar una notificación por escrito a la dirección del director de la entidad legal. Según la ley, no es necesario explicar los motivos de la decisión.
2. Especificar en la carta que la lista actual de todos los agentes registrados disponibles en las Islas Vírgenes Británicas se puede encontrar en el sitio web del regulador (Comisión de Servicios Financieros de las BVI).
3. Transferir una copia de la notificación al registrador de las BVI.

Motivos por los cuales una entidad legal puede decidir reemplazar a su agente registrado:

• El agente desea renunciar.
• Ha perdido la confianza o el derecho legal para representar a la empresa.
• La empresa desea hacerlo (no es necesario explicar los motivos).

El reemplazo efectivo del antiguo agente registrado de la empresa en las BVI solo está permitido si la entidad legal ha encontrado un nuevo especialista para representar sus intereses. Es importante entender que puede haber problemas con los documentos y registros corporativos si estos están almacenados en la oficina del agente registrado al momento de la transición de poderes.

Aquí hay otros servicios que ofrecemos en las Islas Vírgenes Británicas:

• Compra de una Empresa Offshore Llave en Mano en las BVI
• Compañías Comerciales, Cuentas Bancarias y Fondos de Inversión en las BVI

Una empresa en las Islas Vírgenes Británicas es un instrumento eficiente para operaciones comerciales internacionales. Sin embargo, debe contar con un agente registrado para llevar a cabo actividades comerciales legalmente. Si necesita asistencia con su negocio en las BVI, no dude en reservar una sesión personal con nuestros expertos. Le recomendaremos un agente confiable y con buena reputación, y le ayudaremos con cualquier otro asunto relacionado con su negocio.